Una de las herramientas básicas que se debe implementar en cualquier política de mejora regulatoria es la creación de un Registro de Trámites y Servicios, el cual consiste en integrar en una ficha técnica la información completa de los trámites y servicios a fin de que dicha información pueda ser consultada a través de cualquier medio con acceso a internet. Su objetivo fundamental es brindar certeza jurídica a los particulares a fin de que la autoridad no pueda solicitar ningún documento o dato adicional a lo publicado, así como tampoco pueda resolver el trámite o servicio de forma distinta a la establecida. Con ello, se busca reducir la discrecionalidad gubernamental pero también disminuir los costos y tiempos de su gestión.
Para el gobierno, la implementación de los Registros de Trámites y Servicios a nivel federal, estatal y municipal, detonan varias áreas de oportunidad de mejora. El ejercicio que realizan los funcionarios al momento de examinar los procedimientos administrativos para analizar de forma puntual cada uno de los elementos de las fichas de trámites y servicios, trae resultados interesantes.
El primero de ellos, es la falta de fundamentación de elementos básicos de la ficha, como requisitos, criterios de resolución, tiempos de respuesta, vigencia de la resolución, entre otros. La consecuencia más inmediata de esto es la falta de certeza jurídica de la información de los trámites y servicios, en perjuicio de los particulares situándolos en un escenario de discrecionalidad y posible corrupción de las autoridades. Pero también esta situación resulta desfavorable para los funcionarios al aplicar un procedimiento que no se encuentra plenamente fundamentado y que podrían ser sujetos de sanciones administrativas.
El segundo de ellos, es la reflexión de la idoneidad de los requisitos que se solicitan. Cuando los funcionarios empiezan a llenar las fichas que les corresponden, tienen la oportunidad de verificar que tan adecuados son los datos y documentos que deben presentar los particulares: si son necesarios para el trámite o servicio, o si el funcionario ya cuenta con ese dato o documento en alguna base de datos, o si lo puede solicitar a otra autoridad. Este análisis tiene como principal finalidad disminuir la carga de los particulares, al no solicitar en definitiva determinados datos o documentos, o que los funcionarios los puedan obtener por otros medios.
Un tercer resultado que puede darse de forma indirecta, es el análisis de los tiempos que tarda la autoridad en contestar, incluyendo el plazo de respuesta total conforme al ordenamiento jurídico y los tiempos internos que tienen las dependencias o entidades para gestionar la solicitud.
Por lo anterior, resulta fundamental que, derivado de la implementación de los Registros de trámites y servicios, las autoridades tengan un diagnóstico de los hallazgos de las áreas de oportunidad arriba señaladas, el cual servirá como insumo para el planteamiento de las modificaciones a los ordenamientos jurídicos que permitan una plena fundamentación de los trámites y servicios, así como de acciones de simplificación específicas para los procedimientos administrativos.
En tiempos de crisis, la mejora regulatoria es una de las herramientas con las que cuentan los gobiernos para impulsar el crecimiento económico de las empresas al facilitar el cumplimiento regulatorio y disminuir sus costos, así como facilitar el acceso a los servicios de las personas más vulnerables.