Es difícil digitalizar todos los trámites de una organización al mismo tiempo, por ello, aquí te describimos algunos criterios que se podrían considerar, dentro de tu estrategia, para identificar por cuáles empezar.
Volumen de trámites: Es importante considerar cuántos trámites (o procesos) se realizan en su oficina, ya que aquellos con mayor volumen pueden requerir más atención y recursos.
Demanda de los usuarios: La digitalización de trámites puede ser muy bien recibida por los usuarios, especialmente si implica una mayor comodidad y rapidez en el proceso. Por lo tanto, es importante considerar cuáles son los trámites más solicitados y prioritarios para los usuarios.
Complejidad del trámite: Algunos trámites pueden ser más complejos que otros y, por lo tanto, pueden requerir más tiempo y esfuerzo para su digitalización. Se puede comenzar por aquellos trámites que sean más simples y puedan ser digitalizados con más facilidad.
Impacto en la eficiencia: La digitalización de trámites puede mejorar la eficiencia y reducir el tiempo y los costos asociados con los procesos manuales. Es importante considerar el impacto que la digitalización de un trámite puede tener en la eficiencia de su oficina.
Impacto en la recaudación: Dado que los recursos son cada vez más escasos, empezar por aquellos que nos generen un incremento en los ingresos no parece mala idea.
Impacto en la transparencia: La digitalización de trámites también puede mejorar la transparencia del proceso y aumentar la confianza de los usuarios en la organización. Se debe considerar el impacto que la digitalización de un trámite puede tener en la transparencia del proceso.
Impacto en la economía: La digitalización de un sector de trámites puede impactar positivamente el desarrollo de los negocios. Por ejemplo, en la apertura de empresas o las licencias de construcción.
Viabilidad técnica: La digitalización de un trámite puede requerir una inversión en infraestructura y tecnología. Es importante considerar la viabilidad técnica de digitalizar un trámite, así como los recursos necesarios para hacerlo y el beneficio esperado.
Cumplimiento normativo: La digitalización de trámites también puede estar sujeta a regulaciones y requisitos legales. Es importante asegurarse de que la digitalización de un trámite cumpla con los requisitos legales y normativos correspondientes.
Estos son algunos elementos que se pueden considerar al priorizar la digitalización de trámites en una organización, pero la lista puede variar según la situación específica de tu oficina y sus necesidades. Lo recomendable es iniciar con los trámites más sencillos y aquellos relacionados con los ingresos. Esto permitirá, por un lado, evitar fracasos al inicio que pongan en duda la estrategia y, por otro, incrementar los ingresos para financiar ésta y otras políticas públicas.
Finalmente, es importante no perder de vista otras recomendaciones en el proceso de digitalización:
1. En un proceso pueden existir, lo que se denomina, usuarios o solicitantes internos (aquellos dentro de la organización) y usuarios o solicitantes externos (usuarios o solicitantes finales), cuando aplique, se recomienda incorporar ambos al proceso de mejora y digitalización desde etapas tempranas del desarrollo del proyecto. Recordemos que el objetivo principal es atender las necesidades de los usuarios.
2. El proceso de selección de trámites debe partir de a una estrategia que delimite el o los objetivos, los recursos disponibles, los lineamientos del proyecto, las responsabilidades de los participantes y las metas e indicadores de medición.
3. El enfoque debe estar centrado en el usuario, en satisfacer adecuadamente una necesidad.
4. Tener una visión integral de todos los trámites involucrados y digitalizar todos los que componen el proceso y no sólo el último trámite (o paso, dentro de un proceso).
5. Finalmente, no olvidar que antes de digitalizar, los trámites deben pasar por un proceso de mejora.
Muchas gracias por leernos, si requieres una asesoría personalizada no dudes en comunicarte con nosotros.
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