Simplificar con Sentido: Metodologías y Riesgos en la Simplificación de Trámites Gubernamentales

La inminente entrada en vigor de la nueva Ley Nacional para Eliminar Trámites Burocráticos en México exige un diagnóstico claro de lo que implica auténticamente la simplificación administrativa. En este blog nos gustaría profundizar en un análisis más comprehensivo sobre qué implica realmente la simplificación, cuáles son las metodologías más reconocidas y utilizadas a nivel internacional para lograrla efectivamente, y cuáles son los principales desafíos y obstáculos que enfrentan las instituciones públicas mexicanas al intentar implementar estos procesos de manera coherente y sostenible.

La propuesta de Ley Nacional para Eliminar Trámites Burocráticos define a la simplificación como: “acciones para reducir trámites, requisitos y tiempos de resolución; para eliminar procesos innecesarios y cualquier costo burocrático que facilite a las personas el acceso y la obtención de trámites y servicios”.

Además, establece el “Modelo Nacional para Eliminar (simplificar) trámites burocráticos” el cual plantea una serie de principios y acciones para llevar a cabo el proceso de simplificación/eliminación de trámites. Entre estos, señala: eliminar requisitos innecesarios, reducir plazos de respuesta, sustituir permisos por avisos, fusión de trámites y simplificación de formatos, entre otros.

No obstante, el verdadero desafío radica en cómo alcanzar esos objetivos sin "sacrificar" controles esenciales ni generar “soluciones” superficiales. Al respecto, identificamos los riesgos siguientes:

1. Que el proceso de simplificación se realice sin un marco metodológico robusto y probado que permita evaluar sistemáticamente cada trámite, identificar redundancias, cuantificar cargas administrativas, y determinar objetivamente qué elementos son verdaderamente esenciales para cumplir con los propósitos regulatorios originales.

2. Que sea el resultado de decisiones discrecionales, sin un fundamento técnico adecuado ni una evaluación rigurosa de los procesos actuales, lo que podría llevar a la eliminación de controles importantes o a la creación de vacíos procedimentales que, a largo plazo, generen más problemas que soluciones para los ciudadanos y las instituciones gubernamentales.

3. Que se opte por modificaciones cosméticas, para entregar resultados rápidos, que resulten en simplificaciones efímeras y sin impacto sustancial; es decir, cambios superficiales que aparentan modernización, pero que no abordan las ineficiencias estructurales de los procedimientos administrativos, generando así una falsa sensación de avance mientras los problemas fundamentales persisten en el trasfondo de los trámites gubernamentales.

   
   

Por consiguiente, el proceso de simplificación debe adoptar un enfoque organizado y sistemático que, a partir de un diagnóstico, facilite la identificación de las acciones de simplificación idóneas para optimizar los resultados y lograr los objetivos establecidos. A continuación, se exponen algunas de las metodologías de simplificación que nos parecen más relevantes:

I. Ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) o Ciclo de Deming

El ciclo PDCA representa una de las metodologías principales para abordar la simplificación de trámites, basándose en un enfoque iterativo de mejora continua que consta de cuatro fases principales.

1. Planificar (Plan): En esta fase se identifican los problemas existentes en los trámites y se convierten en objetivos específicos y medibles. Se definen detalladamente los procesos necesarios para alcanzar las metas y se establecen criterios de medición mediante indicadores de rendimiento;

2. Hacer (Do): Consiste en la implementación rigurosa de las actividades planificadas, incluyendo la recopilación de datos detallados sobre el rendimiento del proceso y el seguimiento estricto de los planes establecidos durante la fase de planificación;

3. Verificar (Check): Se realiza una comparación de los resultados obtenidos con los objetivos previamente definidos, analizando profundamente los datos recopilados para evaluar el desempeño del proceso e identificar desviaciones, y

4. Actuar (Act): En esta fase final se revisa la retroalimentación y se hacen correcciones necesarias, estableciendo estándares mejorados y preparando el siguiente ciclo de mejora.

   
   

II. Metodología Lean

La metodología Lean se enfoca principalmente en reducir el desperdicio generado por distintos procesos administrativos, maximizando la productividad mediante la eliminación de ineficiencias. Esta metodología se basa en cinco principios esenciales:

1. Identificación de valor: Implica conocer aquello que ofrece valor a los ciudadanos y satisface sus necesidades, considerando todo lo demás como "desperdicio" que debe ser eliminado o reducido;

2. Mapeo del flujo de creación de valor: Conlleva realizar una representación visual de los procesos creadores de valor de principio a fin;

3. Creación de un nuevo flujo: Implica la generación de un flujo de valor sin pasos innecesarios o ineficiencias que afecten negativamente la experiencia del ciudadano;

4. Generación de un sistema de producción "pull": Conlleva la creación de un sistema que evite cualquier trabajo innecesario, y

5. Mejora continua: Representa un enfoque en el progreso constante, buscando optimizar continuamente los procesos para entregar mayor valor.

   
   

III. Metodología Six Sigma y Lean Six Sigma

Six Sigma es una metodología que se enfoca en eliminar defectos y la variabilidad de los procesos, buscando que todo se haga de la misma manera para establecer un grado de calidad homogéneo. En el contexto de las administraciones públicas, Lean Six Sigma combina los principios de eliminación de desperdicios (Lean) con la reducción de variabilidad (Six Sigma) para mejorar la gestión de procesos administrativos.

La implementación de Lean Six Sigma en las administraciones públicas significa poner al individuo en el centro, no los funcionarios que trabajan allí ni las políticas. Mejorar la gestión en el sector público implica hacer más con menos y añadir más valor para los individuos y las empresas con menos tiempo y dinero.

IV. Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR)

La reingeniería de procesos de negocio es el rediseño radical de los procesos para lograr mejoras sustanciales en el rendimiento, la eficiencia y la eficacia. BPR implica una reevaluación fundamental de los procesos, con el objetivo de identificar e implementar cambios que agilicen las operaciones, eliminen actividades redundantes o innecesarias y creen una organización más ágil y flexible.

El proceso de reingeniería consiste en replantear los procesos desde cero, identificando áreas que necesiten transformación para reducir costos, mejorar la productividad y generar valor. Las fases típicas incluyen:

1. Evaluación inicial;

2. Diseño del nuevo proceso, e

3. Implementación.

V. Costeo Estándar o su adecuación denominada Metodología SIMPLIFICA en México

La OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos) promueve el uso del Modelo de Costeo Estándar (MCE) como una metodología para medir y cuantificar la carga administrativa que las regulaciones gubernamentales imponen a las empresas y a los ciudadanos. Se trata de una herramienta para:

• Estimar los costos administrativos asociados con las obligaciones de información y el cumplimiento de las regulaciones;

• Identificar las partes específicas de la regulación que generan las mayores cargas, lo que ayuda a las autoridades a enfocar los esfuerzos de simplificación;

• Cuantificar “la carga” en términos de tiempo (horas-hombre) y recursos monetarios dedicados al cumplimiento, utilizando parámetros como el tiempo de trabajo, el nivel salarial, el número de empresas afectadas y la frecuencia del trámite, y

• Servir como una herramienta diagnóstica para la política pública, permitiendo a los gobiernos evaluar el impacto de las regulaciones existentes y propuestas, y buscar la liberación de recursos en la economía a través de la simplificación.

  
  

En su momento, la Comisión Nacional de Mejora Regulatoria (CONAMER), hizo una adecuación de esta metodología, la cual denominó SIMPLIFICA, la cual consiste en medir e identificar los costos inherentes de los trámites y servicios, es decir, el costo que estos generan para ciudadanos y empresarios. La metodología permite identificar el tiempo necesario desde que un ciudadano obtiene información de un trámite hasta que la dependencia emite el resolutivo final.

Esta metodología tiene como fin último elaborar un Programa de Mejora Regulatoria (PMR) para eliminar o simplificar los trámites más engorrosos (costosos), mejorando la gestión gubernamental, reduciendo incentivos para la corrupción y promoviendo la inclusión de empresas al sector formal.

La mejor estrategia es aquella que se adapte mejor a sus necesidades, siendo una combinación de elementos de varias metodologías la opción más recomendable según nuestra experiencia.

La simplificación de trámites y procesos administrativos no debe ser un acto improvisado; implica un enfoque metodológico riguroso, un análisis técnico exhaustivo y un compromiso con la mejora continua. Implementar cualquiera de las acciones mencionadas sin comprender sus fundamentos puede acarrear riesgos que contrarrestan el objetivo de modernizar el gobierno. Solo una estrategia integral, basada en una metodología, adaptada al contexto institucional y respaldada por datos, asegurará reducciones efectivas en tiempos, costos y complejidad burocrática.

Para profundizar en un diagnóstico específico de sus necesidades y presentar una propuesta técnica integral de mejora regulatoria y simplificación, le invito a concertar una reunión de trabajo. Estaremos a su disposición para coordinar una presentación detallada y elaborar un plan de acción adaptado a los objetivos de su entidad.